就労ビザ（在留資格）の取得手続き｜申請の流れと審査で見られる実務ポイント

外国人を日本で雇用する場合、「就労ビザの申請はどのような流れで進むのか」「会社側は何を準備すればよいのか」「いつから働き始められるのか」と不安になることがあります。

また、外国人本人からも、「留学から就労ビザへ変更する流れを知りたい」「海外から日本に呼び寄せてもらう場合はどう進むのか」「更新申請はいつから準備すべきか」という相談があります。

結論からいうと、就労ビザの申請の流れは、海外から呼び寄せる場合、日本国内で在留資格を変更する場合、現在の就労ビザを更新する場合で異なります。

特に、外国人を採用する会社側では、採用が決まってから慌てて書類を集めるのではなく、仕事内容、本人の学歴・職歴、給与、会社資料を早めに整理しておくことが重要です。

就労ビザは、申請書を出せば自動的に許可されるものではありません。仕事内容が在留資格に合っているか、本人の経歴と業務に関連性があるか、会社に事業実態があるか、給与が適切かなどが確認されます。

この記事では、技術・人文知識・国際業務を中心に、就労ビザ申請の全体像、認定申請・変更申請・更新申請の違い、会社側が準備すべきこと、追加資料対応、許可後の手続きまで整理します。

就労ビザ申請の流れは3つに分かれる

就労ビザの申請は、外国人本人が現在どこにいるか、現在どの在留資格を持っているかによって手続きが変わります。

主な流れは次の3つです。

• 海外にいる外国人を日本へ呼び寄せる場合
• 日本にいる外国人が就労ビザへ変更する場合
• すでに就労ビザで在留している方が更新する場合

同じ技術・人文知識・国際業務でも、どの申請に当たるかによって、必要書類、審査で見られるポイント、会社側の準備内容が変わります。

就労ビザの必要書類については、就労ビザの必要書類で整理しています。

海外から呼び寄せる場合

海外にいる外国人を日本で雇用する場合は、一般的に在留資格認定証明書交付申請を行います。

会社側または申請取次行政書士などが日本側で申請し、認定証明書が交付された後、外国人本人が海外の日本大使館・領事館などで査証申請を行い、日本へ入国する流れになります。

この場合、入管での審査だけでなく、認定証明書の受領、海外への送付、査証申請、渡航準備、入社準備まで考えてスケジュールを組む必要があります。

日本国内で在留資格を変更する場合

日本にいる外国人が、留学、家族滞在、配偶者ビザなどから就労ビザへ変更する場合は、在留資格変更許可申請を行います。

留学生を採用する場合は、卒業時期、入社予定日、会社側の書類準備、本人の学歴と仕事内容の関連性を確認する必要があります。

家族滞在や配偶者ビザから就労ビザへ変更する場合も、現在の在留状況と、新しい就労活動の内容を整理して申請します。

留学から就労ビザへの変更については、留学から就労ビザへ変更する場合で整理しています。

現在の就労ビザを更新する場合

すでに技術・人文知識・国際業務などの就労ビザで働いている方が、引き続き日本で働く場合は、在留期間更新許可申請を行います。

更新申請では、前回許可後も在留資格に合った活動をしているか、仕事内容、給与、納税状況、勤務先の状況に問題がないかが確認されます。

特に、転職後の更新、給与が下がった場合、退職後の空白期間がある場合、仕事内容が変わった場合は、通常より丁寧な説明が必要になることがあります。

就労ビザの更新については、就労ビザの更新手続きと注意点も確認しておきましょう。

就労ビザ申請前に確認すべきこと

就労ビザの申請では、書類を集める前に、そもそも申請できる内容かを確認する必要があります。

申請前の確認が不十分なまま進めると、書類を揃えても不許可になる可能性があります。

特に重要なのは、仕事内容、本人の学歴・職歴、給与、会社の事業実態です。

仕事内容が就労ビザに合っているか

技術・人文知識・国際業務では、専門的な知識や技術、外国文化に基盤を有する思考・感受性を必要とする業務であることが重要です。

たとえば、ITエンジニア、設計、営業、企画、マーケティング、経理、人事、通訳、翻訳、海外取引などは、内容によって検討しやすい業務です。

一方で、工場ライン作業、倉庫作業、清掃、配達、飲食店の現場業務、店舗でのレジ・品出しなどが中心の場合は、技術・人文知識・国際業務として説明しにくいことがあります。

就労ビザで働ける仕事内容については、就労ビザで働ける職種・仕事内容で整理しています。

本人の学歴・職歴と仕事内容に関連性があるか

就労ビザでは、本人の学歴や職歴と、予定している仕事内容との関連性が重要です。

大学や専門学校で学んだ内容、過去の実務経験、資格、職務経歴が、入社後の業務とどのようにつながるかを整理します。

特に、専門学校卒の場合は、専攻内容と仕事内容の関連性が問題になりやすいため、成績証明書、履修科目、シラバス、職務内容説明書などで補足することがあります。

短大・専門学校卒の就労ビザについては、短大卒・専門学校卒で就労ビザは取れるかも確認しておきましょう。

給与・雇用条件が適切か

就労ビザでは、日本人が同じ業務に従事する場合と同等額以上の報酬を受けることが重要です。

最低賃金を超えていればよいというだけではなく、仕事内容、勤務時間、雇用形態、会社内の給与水準と比較して、給与が不自然に低くないかを確認します。

雇用契約書や労働条件通知書では、給与、勤務時間、勤務地、雇用期間、職務内容を明確にしておきましょう。

給与・報酬額については、就労ビザの給与・報酬額の注意点で整理しています。

会社の事業実態を説明できるか

就労ビザでは、外国人本人だけでなく、勤務先の会社側の状況も確認されます。

会社が実際に事業を行っているか、外国人を雇用する必要性があるか、給与を継続して支払えるかが重要です。

設立間もない会社、小規模会社、赤字会社、事業内容が分かりにくい会社では、会社案内、決算書、取引資料、事業計画、採用理由書、職務内容説明書などを組み合わせて説明することがあります。

就労ビザの要件全体については、就労ビザの要件で整理しています。

海外から外国人を呼び寄せる場合の流れ

海外にいる外国人を日本で雇用する場合は、在留資格認定証明書交付申請を中心に進めます。

この手続きでは、日本側で就労ビザの該当性を確認し、認定証明書が交付された後、海外の本人が査証申請を行う流れになります。

1. 採用予定者の経歴を確認する

まず、採用予定者の学歴、職歴、資格、過去の業務経験を確認します。

予定している仕事内容と、本人の経歴がつながっているかを確認することが重要です。

海外の大学や専門学校を卒業している場合は、卒業証明書、成績証明書、職務経歴書などの取得に時間がかかることがあります。

2. 雇用条件と仕事内容を決める

次に、雇用契約書や労働条件通知書を作成し、給与、勤務時間、勤務地、職務内容を明確にします。

職務内容は、単なる職種名ではなく、実際にどのような専門業務を行うのかまで整理します。

会社側では、職務内容説明書や採用理由書を作成し、なぜその外国人を採用する必要があるのかを説明できるようにします。

3. 日本側で在留資格認定証明書交付申請を行う

必要書類が整ったら、日本側で在留資格認定証明書交付申請を行います。

申請では、本人の経歴、会社との契約内容、仕事内容、会社の事業実態などが確認されます。

会社側の資料が不足している場合や、仕事内容が分かりにくい場合は、追加資料を求められることがあります。

4. 認定証明書の交付後、海外で査証申請を行う

在留資格認定証明書が交付された後は、その認定証明書を海外の本人へ送付し、本人が現地の日本大使館・領事館などで査証申請を行います。

認定証明書が交付された時点で、すぐに日本で働けるわけではありません。

査証申請、渡航準備、日本への入国、入社準備まで含めてスケジュールを組む必要があります。

5. 入国後、会社で就労を開始する

査証を受け、日本に入国した後、在留カードの交付を受けて就労を開始します。

会社側では、在留カード、在留資格、在留期限、許可された活動内容を確認し、雇用管理を行います。

外国人雇用時の確認事項については、外国人を雇用する会社が確認すべきビザ・在留資格で整理しています。

日本国内で就労ビザへ変更する場合の流れ

日本国内にいる外国人が、留学、家族滞在、配偶者ビザなどから就労ビザへ変更する場合は、在留資格変更許可申請を行います。

変更申請では、現在の在留状況と、新しく行う就労活動の内容が確認されます。

1. 現在の在留資格と在留状況を確認する

まず、現在の在留資格、在留期限、在留中の活動状況を確認します。

留学生の場合は、学校での専攻、成績、出席状況、卒業見込みなどを確認します。

家族滞在や配偶者ビザから変更する場合は、これまでの在留状況と、なぜ就労ビザへ変更するのかを整理します。

2. 採用先の仕事内容と本人の経歴を確認する

次に、採用先での仕事内容と本人の学歴・職歴の関連性を確認します。

留学生の新卒採用では、学校で学んだ内容と入社後の業務がつながっているかが重要です。

専門学校卒の場合は、専攻と仕事内容の関連性を特に丁寧に確認しましょう。

3. 必要書類を準備する

本人側では、申請書、写真、パスポート、在留カード、卒業証明書、成績証明書、履歴書などを準備します。

会社側では、雇用契約書、会社案内、登記事項証明書、決算書類、職務内容説明書、採用理由書などを準備します。

申請書類の内容に矛盾があると、追加資料や不許可につながることがあります。

4. 在留資格変更許可申請を行う

書類が整ったら、在留資格変更許可申請を行います。

変更許可が出るまでは、原則として変更後の就労活動を開始できません。

たとえば、留学生が内定を受けていても、就労ビザへの変更許可が出る前に、就労ビザの仕事を始めることは避ける必要があります。

審査期間については、就労ビザの審査期間も確認しておきましょう。

5. 許可後に新しい在留カードを受け取る

変更が許可された場合、新しい在留カードを受け取り、就労ビザでの活動を開始できます。

会社側では、在留カードの在留資格、在留期限、本人に任せる仕事内容を確認しましょう。

許可後も、申請時に説明した内容と実際の業務がずれないようにすることが重要です。

許可後の手続きについては、ビザ許可後に確認すべき手続きで整理しています。

就労ビザを更新する場合の流れ

すでに就労ビザで働いている方が、在留期限後も引き続き日本で働く場合は、在留期間更新許可申請を行います。

更新申請は、現在の在留資格で引き続き活動できるかを確認する手続きです。

1. 在留期限を確認する

まず、在留カードで在留期限を確認します。

在留期間が6か月以上ある方の場合、在留期間の満了するおおむね3か月前から更新申請ができるのが一般的です。

在留期限直前になってから準備を始めると、会社資料や課税証明書・納税証明書の準備が間に合わないことがあります。

2. 前回申請時から変わった点を確認する

更新申請では、前回許可後の状況が確認されます。

次のような変更がある場合は、説明が必要になることがあります。

• 転職した
• 仕事内容が変わった
• 給与が下がった
• 雇用形態が変わった
• 会社の事業内容が変わった
• 退職後の空白期間がある
• 副業やアルバイト収入がある
• 住民税の未納や納付遅れがある

退職後の注意点については、就労ビザで退職した場合の注意点で整理しています。

3. 更新申請に必要な書類を準備する

本人側では、申請書、写真、パスポート、在留カード、課税証明書、納税証明書などを準備します。

会社側では、在職証明書、雇用契約書、会社資料、職務内容説明書などを準備することがあります。

転職後の更新では、新しい勤務先の会社資料や職務内容説明が重要になります。

4. 在留期間更新許可申請を行う

必要書類を整えたうえで、在留期間更新許可申請を行います。

在留期限までに適法に更新申請をしている場合、審査中に在留期限が過ぎることがあります。

この場合、一定の条件のもとで特例期間が問題になりますが、追加資料への対応や通知の確認は必要です。

更新申請は、在留期限直前ではなく、余裕を持って準備しましょう。

5. 許可後に新しい在留カードを受け取る

更新が許可された場合、新しい在留カードを受け取ります。

更新後の在留期間は、必ずしも希望どおりになるとは限りません。

1年、3年、5年など、本人の在留状況、勤務先の安定性、過去の申請状況などを踏まえて判断されます。

申請中に追加資料を求められた場合の流れ

就労ビザ申請では、申請後に入管から追加資料を求められることがあります。

追加資料が求められたからといって、直ちに不許可になるわけではありません。

ただし、審査上、確認したい点があるということなので、求められた内容に沿って丁寧に対応する必要があります。

追加資料が来やすいケース

追加資料が求められやすいのは、次のようなケースです。

• 仕事内容が在留資格に合うか分かりにくい
• 本人の学歴・職歴と仕事内容の関連性が弱い
• 会社の事業実態が分かりにくい
• 給与や雇用条件に不安がある
• 申請書類の内容に矛盾がある
• 転職後の勤務先や仕事内容の説明が不足している
• 更新時の収入・納税状況に確認が必要

追加資料の通知が来た場合は、何を確認されているのかを読み取り、資料や説明書で補うことが重要です。

期限内に対応する

追加資料には提出期限が指定されることがあります。

期限を過ぎると審査に悪影響が出る可能性があるため、早めに資料を準備しましょう。

会社側資料が必要な場合は、担当部署、税理士、社労士、代表者などとの調整に時間がかかることがあります。

追加資料対応については、ビザ申請で追加資料を求められた場合の対応で整理しています。

許可後に確認すべきこと

就労ビザが許可された後も、確認すべきことがあります。

許可を受けた後に、申請時と実際の業務内容が大きくずれると、次回更新や転職時に問題になる可能性があります。

在留カードの内容を確認する

許可後は、在留カードの在留資格、在留期間、在留期限を確認します。

会社側でも、外国人社員の在留期限を管理し、更新時期を把握しておくことが重要です。

在留期限の管理を本人任せにしていると、更新時期を過ぎてしまうリスクがあります。

申請時の仕事内容と実際の業務を一致させる

就労ビザでは、申請時に説明した仕事内容と、実際に担当する業務が一致していることが重要です。

申請時は専門業務として許可されたのに、入社後に現場作業や単純作業が中心になっている場合は、次回更新で問題になる可能性があります。

部署異動や職務内容の変更がある場合は、現在の在留資格で行える業務かを確認しましょう。

転職・退職時の届出を確認する

就労ビザで働いている方が退職した場合や、新しい会社へ転職した場合は、所属機関に関する届出が必要になることがあります。

退職や転職後の届出を忘れると、次回更新で問題になる可能性があります。

転職後の手続きについては、就労ビザで転職した場合の届出・就労資格証明書・更新の注意点で整理しています。

会社側が就労ビザ申請で準備すべきこと

外国人を採用する会社側では、就労ビザ申請を本人任せにしないことが重要です。

会社側の資料や説明が不足していると、本人の経歴が十分でも、申請がスムーズに進まないことがあります。

採用前に在留資格の確認をする

採用前に、予定している仕事内容が就労ビザに合うか確認します。

外国人本人の学歴・職歴と仕事内容の関連性も確認しておきましょう。

採用を決めた後に、実は就労ビザの要件を満たしにくいと分かると、本人にも会社にも大きな負担になります。

雇用契約書・職務内容説明書を整える

雇用契約書や労働条件通知書では、給与、勤務時間、勤務地、雇用期間、職務内容を明確にします。

職務内容説明書では、具体的な業務、業務割合、使用する知識やスキル、本人の経歴との関連性を整理します。

申請書、雇用契約書、職務内容説明書、採用理由書の内容に矛盾がないようにしましょう。

会社資料を準備する

会社側では、事業内容や雇用の必要性を説明する資料を準備します。

主な資料として、会社案内、登記事項証明書、決算書類、法定調書合計表、取引資料、事業計画書、採用理由書などがあります。

小規模会社や設立間もない会社では、事業実態が分かる資料を丁寧に整える必要があります。

入社予定日から逆算する

就労ビザの申請には、書類準備、申請、審査、追加資料対応、許可後の手続きに時間がかかります。

海外から呼び寄せる場合は、認定証明書の交付後に査証申請や渡航準備も必要です。

留学生を採用する場合は、卒業時期と入社予定日から逆算して準備しましょう。

審査期間については、就労ビザの審査期間で整理しています。

行政書士に相談したほうがよいケース

就労ビザの申請は、本人側と会社側の情報を合わせて整理する必要があります。

特に、仕事内容、本人の学歴・職歴、会社資料、給与、申請スケジュールに不安がある場合は、申請前に確認しておく方が安全です。

次のようなケースでは、行政書士に相談したほうがよいです。

• 就労ビザ申請の流れが分からない
• 海外から外国人を呼び寄せたい
• 留学生を採用して就労ビザへ変更したい
• 家族滞在や配偶者ビザから就労ビザへ変更したい
• 外国人社員の更新期限が近い
• 会社側で何を準備すべきか分からない
• 仕事内容が在留資格に合うか不安
• 本人の学歴・職歴と仕事内容の関連性が弱い
• 会社が小規模・設立間もない・赤字である
• 追加資料を求められた場合に対応できるか不安
• 入社予定日までに間に合うか確認したい
• 過去に不許可になったことがある

就労ビザ申請は、最初の設計が重要です。

採用後に要件不足や書類不足が分かると、入社時期や会社の採用計画に影響することがあります。

就労ビザ申請の流れに関するよくある質問

就労ビザ申請はどのような流れで進みますか？

まず、仕事内容、本人の学歴・職歴、給与、会社資料を確認します。そのうえで、海外から呼び寄せる場合は在留資格認定証明書交付申請、日本国内で変更する場合は在留資格変更許可申請、現在の就労ビザを延長する場合は在留期間更新許可申請を行います。

外国人を採用する会社側は何を準備すればよいですか？

雇用契約書、会社案内、登記事項証明書、決算書類、職務内容説明書、採用理由書などを準備します。会社の規模や申請内容によって必要書類は変わります。

就労ビザの許可が出る前に働き始めてもよいですか？

在留資格変更許可申請の場合、原則として変更許可が出るまでは、変更後の就労活動を始めることはできません。海外から呼び寄せる場合も、入国して就労できる状態になるまで働き始めることはできません。

留学生を採用する場合、いつから準備すべきですか？

卒業時期と入社予定日から逆算して、早めに準備する必要があります。本人の専攻と仕事内容の関連性、会社側資料、雇用契約書、職務内容説明書などを早めに整理しましょう。

就労ビザの更新はいつから申請できますか？

在留期間が6か月以上ある方の場合、在留期間の満了するおおむね3か月前から申請できるのが一般的です。在留期限直前ではなく、早めに書類を確認しておきましょう。

追加資料を求められたら不許可ですか？

追加資料を求められたからといって、直ちに不許可というわけではありません。ただし、審査上確認したい点があるため、質問の趣旨に沿って期限内に対応することが重要です。

会社が小規模でも就労ビザ申請はできますか？

小規模会社でも申請できる可能性はあります。ただし、会社の事業実態、雇用の必要性、給与支払いの安定性、仕事内容の専門性を資料で説明できることが重要です。

行政書士に依頼すると何をしてもらえますか？

仕事内容や本人の経歴の確認、必要書類の整理、申請書類の作成、職務内容説明書・採用理由書の作成、申請取次、追加資料対応などをサポートできます。

まとめ：就労ビザ申請は、流れを理解して会社側も早めに準備する

就労ビザ申請の流れは、海外から呼び寄せる場合、日本国内で変更する場合、現在の就労ビザを更新する場合で異なります。

確認すべきポイントは、次のとおりです。

• 認定申請・変更申請・更新申請のどれに当たるか
• 仕事内容が在留資格に合っているか
• 本人の学歴・職歴と仕事内容に関連性があるか
• 給与・雇用条件が適切か
• 会社の事業実態や雇用の必要性を説明できるか
• 必要書類を本人側・会社側で準備できるか
• 入社予定日や在留期限から逆算しているか
• 追加資料を求められた場合に対応できる準備があるか
• 許可後も申請内容と実際の業務が一致しているか

就労ビザは、書類を提出する前の確認が重要です。

外国人を採用する会社側では、本人任せにせず、仕事内容、雇用契約書、会社資料、入社予定日を早めに整理しておきましょう。

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就労ビザ申請の流れについて、申請の相談、必要書類、審査期間に分けて確認できます。