外国人雇用の手続きと注意点｜企業が違反しやすいポイントとは

外国人を雇用する場合、会社側は「人材として採用できるか」だけでなく、その外国人が日本で働ける在留資格を持っているかを確認する必要があります。

在留カードを持っているからといって、すべての仕事ができるわけではありません。在留資格によって、働ける仕事内容、勤務先、活動範囲、就労時間に制限がある場合があります。

また、外国人を採用した後も、在留期限の管理、更新申請の準備、転職・退職時の届出、ハローワークへの外国人雇用状況の届出など、会社側で確認しておきたい手続きがあります。

この記事では、外国人を雇用する会社が、採用前・採用時・雇用後に確認すべきビザ・在留資格の注意点を整理します。

外国人を雇用する前に確認すべきこと

外国人を雇用する前に、会社側が最初に確認すべきなのは、その外国人が予定している仕事を日本で行える在留資格を持っているかどうかです。

日本人を採用する場合と異なり、外国人の場合は、本人の能力や経験だけでなく、在留資格上その仕事が認められるかを確認する必要があります。

在留資格と仕事内容が合っているか

外国人が日本で働くためには、原則として仕事内容に合った在留資格が必要です。

例えば、技術・人文知識・国際業務の在留資格で働く場合は、通訳、翻訳、営業、企画、設計、システム開発、貿易業務など、一定の専門性や学歴・職歴との関連性が求められる仕事が中心になります。

一方で、単純作業、現場作業、店舗での接客・配膳・清掃・ライン作業などが中心の場合、一般的な就労ビザでは認められにくいことがあります。

就労ビザで働ける仕事内容については、就労ビザで働ける職種・仕事内容で整理しています。

雇用形態だけで判断しない

正社員、契約社員、派遣社員、アルバイトなど、雇用形態だけでビザの可否が決まるわけではありません。

重要なのは、実際に担当する仕事内容が在留資格に合っているか、本人の学歴・職歴と関連しているか、報酬や労働条件が適切かという点です。

例えば、正社員であっても仕事内容が在留資格に合っていなければ問題になります。反対に、雇用形態が契約社員であっても、仕事内容や条件が整っていれば申請を検討できる場合があります。

派遣社員として雇用する場合は、派遣先で実際に行う業務内容も確認する必要があります。派遣での就労ビザについては、派遣社員の就労ビザ申請もあわせてご覧ください。

採用前に在留資格変更が必要なケースがある

留学生を新卒採用する場合や、別の在留資格で日本にいる外国人を採用する場合は、採用後すぐに働けるとは限りません。

例えば、留学ビザの方を正社員として採用する場合は、一般的には就労ビザへの在留資格変更許可申請が必要になります。

変更申請が許可される前に、就労ビザで認められる活動を始めてしまうと問題になるおそれがあります。

留学生を採用する場合は、留学ビザから就労ビザへ変更する場合の注意点で詳しく整理しています。

在留カードで確認すべきポイント

外国人を雇用する際は、在留カードの内容を確認することが重要です。

在留カードには、在留資格、在留期間、就労制限、資格外活動許可など、雇用可否に関わる重要な情報が記載されています。

在留資格

まず、在留カードに記載されている在留資格を確認します。

就労できる在留資格かどうか、就労制限がない在留資格かどうか、資格外活動許可が必要な在留資格かどうかを確認しましょう。

在留資格の種類については、在留資格とは？ビザとの違い・種類・選び方で整理しています。

就労制限の有無

在留カードの表面には、「就労制限の有無」の欄があります。

この欄を確認することで、就労に制限があるかどうかを確認できます。

ただし、就労制限がない在留資格であっても、在留期限やカードの有効性は確認する必要があります。また、就労可能な在留資格であっても、どのような仕事でもできるとは限らないため、実際の仕事内容との関係を確認しましょう。

在留期間・在留期限

在留カードには、在留期間と在留期限が記載されています。

在留期限が近い外国人を採用する場合は、更新申請の準備が必要です。採用後すぐに在留期限が来る場合は、会社側の書類準備が間に合わないこともあります。

在留期間更新許可申請は、原則として在留期間満了のおおむね3か月前から申請できます。採用時点で在留期限が近い場合は、更新スケジュールも確認しておきましょう。

更新申請の注意点は、ビザ申請・更新の注意点でもご案内しています。

資格外活動許可

留学や家族滞在など、原則として就労が認められていない在留資格の方がアルバイトなどをする場合、資格外活動許可が必要になることがあります。

資格外活動許可とは、現在持っている在留資格に属さない収入を伴う活動を行うために必要な許可です。

資格外活動許可を確認する場合は、在留カード裏面の記載や、資格外活動許可書などを確認する必要があります。

留学生や家族滞在の方をアルバイトで採用する場合は、在留資格だけでなく、資格外活動許可の有無と就労時間にも注意しましょう。

外国人雇用で注意したい在留資格の種類

外国人を雇用する場合、在留資格ごとに確認すべきポイントが異なります。

ここでは、会社が採用時に見落としやすい在留資格ごとの注意点を整理します。

技術・人文知識・国際業務などの就労ビザ

就労ビザでは、本人の学歴・職歴と、会社で行う業務内容との関連性が重要です。

会社側は、採用予定者にどの業務を担当してもらうのか、その業務が在留資格に合っているのかを整理する必要があります。

次のような点を確認しましょう。

• 担当業務が専門的・技術的な内容か
• 本人の学歴・専攻・職歴と業務内容に関連性があるか
• 単純作業や現場作業が中心になっていないか
• 雇用契約書や労働条件通知書の内容が明確か
• 職務内容説明書や採用理由書で説明できるか

就労ビザの要件については、就労ビザの要件で詳しく整理しています。

特定技能

特定技能では、対象分野、技能試験、日本語試験、雇用条件、支援体制などを確認する必要があります。

会社側は、単に外国人を採用するだけでなく、特定技能の受入れ企業として必要な体制を整える必要があります。

特定技能では、次のような点を確認します。

• 対象分野に該当する業務か
• 技能試験・日本語試験の要件を満たしているか
• 雇用条件が日本人と同等以上か
• 支援計画を作成できるか
• 登録支援機関に委託するか
• 協議会加入など分野別の手続きが必要か

特定技能の申請については、特定技能ビザ申請サポートで整理しています。

技能ビザ

技能ビザは、熟練した技能を必要とする業務に従事する場合に検討される在留資格です。

代表的には、外国料理の調理師、外国特有の建築・製品製造、スポーツ指導者などが問題になります。

会社側は、本人の実務経験、技能内容、勤務先での業務内容を整理する必要があります。

調理師などの技能ビザについては、技能ビザで調理師・職人を雇用する場合の注意点で取り上げています。

留学・家族滞在

留学や家族滞在の在留資格では、原則として就労は認められていません。

アルバイトとして雇用する場合は、資格外活動許可の有無を確認する必要があります。

また、資格外活動許可があっても、働ける時間や仕事内容には制限があります。留学生を長時間働かせたり、許可されていない業務に従事させたりすると、本人だけでなく会社側にも問題が生じるおそれがあります。

就労ビザとアルバイトの関係については、就労ビザとアルバイトの注意点もあわせてご覧ください。

永住者・定住者・日本人の配偶者等

永住者、定住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等などは、就労活動に制限がない在留資格です。

そのため、仕事内容による制限は原則ありません。

ただし、在留期限がある在留資格の場合は、在留期間の管理が必要です。永住者以外では、在留期間更新が必要になるケースがあります。

在留カードの有効性、在留期限、住所などを採用時に確認しておきましょう。

不法就労助長にならないための注意点

外国人を雇用する会社は、不法就労をさせないように注意する必要があります。

会社側が「知らなかった」と考えていても、在留カードの確認を怠っていたり、仕事内容と在留資格の確認が不十分だったりすると、問題になるおそれがあります。

不法就労になりやすいケース

不法就労になりやすいケースとして、次のようなものがあります。

• 在留期限が切れている外国人を雇用する
• 就労できない在留資格の外国人を雇用する
• 資格外活動許可がない留学生をアルバイトで雇用する
• 資格外活動許可の範囲を超えて働かせる
• 就労ビザで認められない仕事内容に従事させる
• 在留カードの確認をせずに採用する

採用時には、在留カードの確認だけでなく、実際に担当させる業務が在留資格に合っているかまで確認することが重要です。

在留カード確認を記録しておく

外国人を雇用する場合、在留カードの内容を確認した記録を残しておくことが大切です。

確認すべき項目は、次のとおりです。

• 氏名・生年月日
• 在留資格
• 在留期間・在留期限
• 就労制限の有無
• 資格外活動許可の有無
• 在留カード番号
• 本人確認書類との整合性

確認した内容を採用時の記録として残し、在留期限の更新時期も管理しておきましょう。

外国人雇用状況の届出を忘れない

外国人を雇用する事業主は、外国人労働者を雇い入れたときや離職したときに、外国人雇用状況の届出を行う必要があります。

この届出は、ハローワークを通じて行う手続きで、外国人労働者の氏名、在留資格、在留期間などを届け出ます。

雇入れ・離職時に届出が必要

外国人を雇い入れたとき、または外国人が離職したときは、外国人雇用状況の届出が必要です。

雇用保険の被保険者となる外国人の場合は、雇用保険被保険者資格取得届・資格喪失届の中で届け出ることになります。

雇用保険の被保険者とならない外国人の場合は、外国人雇用状況届出書を提出します。この場合、届出期限は雇入れ・離職ともに翌月末日までです。

外国人を採用した場合は、ビザの確認だけでなく、雇用保険やハローワーク届出の対応も忘れないようにしましょう。

届出対象外となる外国人もいる

外国人雇用状況の届出には、対象外となる在留資格もあります。

例えば、特別永住者や、在留資格が外交・公用の方は、外国人雇用状況の届出対象外とされています。

採用時には、在留資格を確認し、届出が必要な外国人かどうかを確認しておきましょう。

雇用後に会社が管理すべきこと

外国人雇用では、採用時だけでなく、雇用後の管理も重要です。

在留期限、仕事内容、部署異動、転職・退職、更新申請などを適切に管理しないと、次回更新や会社側の雇用管理で問題になることがあります。

在留期限を会社側でも管理する

在留期限の管理は、外国人本人だけに任せるのではなく、会社側でも管理しておくことをおすすめします。

在留期限が近づいてから慌てて更新準備を始めると、会社資料、雇用契約書、職務内容説明書、給与資料などの準備が間に合わないことがあります。

外国人従業員がいる場合は、在留期限の一覧を作成し、更新時期を早めに把握しておきましょう。

就労ビザの更新については、就労ビザの更新手続きと注意点をご覧ください。

仕事内容・部署異動に注意する

外国人従業員の仕事内容が大きく変わる場合は、現在の在留資格でその業務ができるかを確認する必要があります。

採用時は在留資格に合っていたとしても、勤務開始後に部署異動や職種変更があると、在留資格の範囲から外れることがあります。

特に、専門職として採用した外国人を、現場作業、単純作業、接客、配膳、清掃などに大きく変更する場合は注意が必要です。

退職・転職時の本人側の届出も確認する

就労ビザなど、所属機関を前提とする在留資格では、会社を辞めた、新しい会社に入社したなどの場合、外国人本人側で所属機関に関する届出が必要になることがあります。

届出が必要なケースでは、原則として届出事由が生じた日から14日以内に対応する必要があります。

これは本人側の手続きですが、会社としても、退職時や転職者の採用時に、必要な届出があることを案内しておくとトラブルを防ぎやすくなります。

退職時の注意点は、就労ビザで退職した場合の注意点、転職時の注意点は、就労ビザで転職する場合の注意点で整理しています。

就労ビザ申請で会社側が準備する書類

外国人を採用するために就労ビザを申請する場合、会社側の資料も重要です。

本人の学歴や職歴だけでなく、会社の事業内容、採用理由、担当業務、雇用条件などを説明できる必要があります。

会社側で準備する主な書類

• 雇用契約書・労働条件通知書
• 採用理由書
• 職務内容説明書
• 会社案内・ホームページ資料
• 登記事項証明書
• 決算書
• 法定調書合計表
• 事業内容や取引内容を示す資料

会社の規模やカテゴリー、申請する在留資格、本人の状況によって必要書類は変わります。

就労ビザの必要書類については、就労ビザの必要書類で詳しく整理しています。

職務内容説明書が重要になるケース

就労ビザでは、実際に担当する職務内容が審査上重要です。

職務内容が抽象的なままだと、在留資格に合う仕事なのか分かりにくくなります。

特に、次のようなケースでは、職務内容説明書や採用理由書を丁寧に作成することが重要です。

• 留学生を新卒採用する
• 専門学校卒業生を採用する
• 文系職種で採用する
• 現場業務と専門業務が混在している
• 中小企業で初めて外国人を採用する
• 転職者を採用する

採用予定者の学歴・職歴と、会社で担当する業務内容の関係を説明できるようにしておきましょう。

外国人雇用で行政書士に相談したほうがよいケース

外国人雇用では、会社側だけで判断しにくい場面があります。

特に、次のようなケースでは、採用前に行政書士へ相談したほうが安全です。

• 初めて外国人を雇用する
• 在留カードの見方が分からない
• 採用予定の仕事内容で就労ビザが取れるか不安
• 留学生を新卒採用したい
• 専門学校卒業生を採用したい
• 転職者を採用したい
• 外国人をアルバイトで採用したい
• 特定技能で外国人を受け入れたい
• 就労ビザの更新時期が近い
• 外国人従業員の仕事内容や部署が変わる
• 過去にビザ申請が不許可になったことがある

採用後にビザの問題が分かると、勤務開始日、雇用契約、会社の人員計画に影響することがあります。

外国人を採用する前に、在留資格と仕事内容の関係を確認しておくことが重要です。

外国人雇用とビザに関するよくある質問

在留カードを持っていれば、どんな仕事でも雇用できますか？

いいえ。在留カードを持っていても、在留資格によって働ける仕事内容が制限される場合があります。採用前に、在留資格、就労制限、在留期限、資格外活動許可を確認する必要があります。

留学生を正社員として採用できますか？

採用自体は検討できますが、正社員として働くには、通常、留学ビザから就労ビザへの在留資格変更許可申請が必要になります。変更が許可される前に就労ビザの活動を始めないよう注意が必要です。

留学生をアルバイトで採用する場合、何を確認すべきですか？

在留カードの在留資格、在留期限、資格外活動許可の有無を確認します。資格外活動許可がある場合でも、就労時間や仕事内容に制限があるため、勤務時間の管理が重要です。

外国人を採用したら、ハローワークへの届出は必要ですか？

外国人を雇い入れた場合や離職した場合、原則として外国人雇用状況の届出が必要です。雇用保険の被保険者となるかどうかによって届出方法が変わるため、採用時に確認しておきましょう。

就労ビザの外国人が転職してきた場合、すぐ働けますか？

現在の在留資格で、新しい会社の仕事内容が認められるかを確認する必要があります。前職で許可されていたからといって、新しい会社の仕事も必ず問題ないとは限りません。

外国人本人の在留期限は会社側でも管理すべきですか？

はい。本人任せにせず、会社側でも在留期限を管理しておくことをおすすめします。在留期限が近づいてから更新準備を始めると、会社書類や職務内容説明の準備が間に合わないことがあります。

仕事内容が変わる場合、ビザの確認は必要ですか？

必要です。部署異動や職種変更で仕事内容が大きく変わる場合、現在の在留資格でその業務ができるかを確認する必要があります。就労ビザの範囲外になると、次回更新で問題になることがあります。

外国人雇用について行政書士に相談できますか？

はい。採用予定者の在留資格確認、就労ビザ申請、留学から就労ビザへの変更、特定技能、更新申請、必要書類の整理などについて相談できます。

まとめ：外国人雇用では、採用前のビザ確認と雇用後の管理が重要

外国人を雇用する場合は、採用前に在留資格と仕事内容が合っているかを確認することが重要です。

在留カードを持っているからといって、すべての仕事ができるわけではありません。就労制限、資格外活動許可、在留期限、実際の担当業務を確認したうえで採用を進めましょう。

会社側では、次の点を確認しておく必要があります。

• 採用予定者の在留資格と在留期限
• 在留カードの就労制限の有無
• 資格外活動許可の有無
• 予定する仕事内容と在留資格の関係
• 留学生を採用する場合の在留資格変更
• 外国人雇用状況の届出
• 在留期限の社内管理
• 退職・転職時の届出や更新申請への影響
• 部署異動・仕事内容変更時のビザ確認

外国人雇用は、採用時だけでなく、雇用後の管理も重要です。採用前にビザの見通しを確認しておくことで、勤務開始後のトラブルを防ぎやすくなります。

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