経営・管理ビザの更新で必要な書類とは 事前に準備すべきポイント

経営・管理ビザの更新では、「初回申請と同じような書類を出せばよいのか」「決算書や納税証明書は必要なのか」「赤字でも更新できるのか」と不安になる方が多いです。

特に、会社設立直後に1年の経営・管理ビザが許可された方は、次回更新で事業実績をどのように説明するかが重要になります。

また、2025年10月16日施行の改正により、経営・管理ビザでは、資本金等3,000万円以上、1人以上の常勤職員の雇用など、改正後の基準への対応も無視できません。

結論からいうと、経営・管理ビザの更新では、前回許可後に実際に事業を経営・管理していたこと、事業が継続していること、納税・社会保険・雇用・事業所の状況に問題がないことを資料で示す必要があります。

初回申請では「事業計画」が中心になることが多いですが、更新では「実績」が見られます。

この記事では、経営・管理ビザ更新で必要になる主な書類、決算書・納税証明書・事業実績資料の整理、赤字や売上不足がある場合の注意点、制度改正後の更新で見られるポイント、追加資料を避けるための準備を整理します。

経営・管理ビザ更新で必要になる主な書類

経営・管理ビザの更新では、申請書や本人確認書類だけでなく、会社・事業の状況を示す資料が必要になります。

必要書類は、会社の規模やカテゴリー、事業内容、前回許可以降の変更内容によって変わります。

一般的には、次のような資料を整理します。

本人側の基本書類

• 在留期間更新許可申請書
• 写真
• パスポート
• 在留カード
• 住民税の課税証明書
• 住民税の納税証明書
• 本人の活動内容を説明する資料

本人側では、在留期限、住所、納税状況、これまでの在留状況に問題がないかを確認します。

住所変更や所属機関に関する届出をしていない場合、更新時に問題になることがあります。

会社側の基本書類

• 登記事項証明書
• 定款
• 会社案内・ホームページ・パンフレット
• 直近年度の決算書
• 法人税・消費税・源泉所得税などの納税関係資料
• 事業所の賃貸借契約書
• 事業所の写真
• 許認可証の写し
• 従業員名簿
• 常勤職員の雇用契約書・給与資料
• 社会保険・労働保険関係資料

更新では、会社が実際に事業を行っているか、前回許可以降も事業が継続しているかが重要です。

単に会社が登記されているだけではなく、売上、取引、支出、雇用、事業所の使用実態を説明できるようにしましょう。

事業実績を示す書類

経営・管理ビザの更新では、事業実績を示す資料が重要です。

主に次のような資料を整理します。

• 売上台帳
• 請求書
• 領収書
• 契約書
• 見積書
• 発注書
• 入金記録
• 仕入資料
• 広告資料
• 店舗写真・営業状況が分かる写真
• 取引先とのやり取り
• 事業計画の進捗説明資料

開業直後で売上がまだ少ない場合でも、営業活動、商談、広告、許認可、契約予定、仕入れ、店舗準備など、事業が動いていることを示す資料を残しておくことが重要です。

更新では「事業計画」より「事業実績」が重要になる

経営・管理ビザの初回申請では、これから行う事業の計画を中心に説明することが多いです。

しかし、更新申請では、前回許可を受けた後に、実際に事業を行っていたかが確認されます。

そのため、事業計画書だけでなく、実際の売上、取引、経費、納税、雇用、事業所の使用状況を示す資料が必要になります。

経営・管理ビザの申請の流れについては、経営管理ビザ申請の流れで整理しています。

事業が継続していることを示す

更新では、会社が継続して事業を行っていることを示す必要があります。

たとえば、次のような資料が役立ちます。

• 取引先との契約書
• 継続的な売上を示す請求書
• 入金記録
• 仕入先との取引資料
• 店舗や事務所の営業写真
• ホームページや広告の運用状況
• 許認可の維持状況
• 従業員の勤務実態

売上が少ない場合でも、事業活動が確認できる資料があるかどうかで説明のしやすさが変わります。

本人が経営・管理活動をしていることを示す

経営・管理ビザでは、本人が実際に事業の経営または管理に従事していることが必要です。

更新では、本人が日本に滞在し、経営判断、取引先対応、資金管理、採用、人員管理、事業改善、営業方針の決定などを行っているかが問題になります。

本人が現場作業だけをしている、会社運営を他人に任せている、日本にほとんど滞在していない場合は注意が必要です。

本人の経営活動を説明する資料として、取引先とのメール、会議資料、契約交渉資料、採用資料、事業改善資料などを整理しておくとよいでしょう。

決算書・納税証明書で見られるポイント

経営・管理ビザの更新では、決算書や納税関係資料が重要になります。

会社が適正に申告し、税金を納め、事業を継続できる状態にあるかが確認されます。

決算書で確認されること

決算書では、売上、利益、経費、資産、負債、資本金、借入金、債務超過の有無などが確認されます。

入管は会計の細かい良し悪しだけを見るのではなく、事業が継続できる状態か、経営・管理ビザにふさわしい事業実態があるかを確認します。

売上がほとんどない、赤字が続いている、債務超過になっている、役員報酬が支払われていない、事業経費の動きがない場合は、説明が必要になることがあります。

経営・管理ビザの事業計画書については、経営管理ビザの事業計画書も確認しておきましょう。

納税証明書で確認されること

納税証明書では、税金を適切に納めているかが確認されます。

法人税、消費税、源泉所得税、住民税など、事業内容や会社の状況に応じて確認が必要です。

税金の未納や滞納がある場合、更新で不利になる可能性があります。

未納がある場合は、放置せず、納付状況、分納計画、未納の理由を整理する必要があります。

赤字でも更新できるか

赤字だからといって、直ちに経営・管理ビザの更新が不許可になるとは限りません。

開業直後、新規事業、設備投資、広告費、内装費、人件費などにより、初年度や一時的に赤字になることはあります。

ただし、赤字の理由、今後の改善見込み、資金繰り、追加投資、売上予定、取引先、経費削減策などを説明できることが重要です。

赤字が続いているのに改善策がない場合や、事業活動自体が確認できない場合は、更新で問題になりやすくなります。

事業所・店舗・事務所の更新時チェック

経営・管理ビザでは、事業を行う事業所の実態も重要です。

更新時には、前回申請時の事業所が現在も確保されているか、事業に使われているかを確認します。

事業所を変更した場合

前回許可後に事業所を移転した場合は、新しい事業所の資料を整理する必要があります。

賃貸借契約書、使用目的、契約名義、事務所写真、設備、看板、図面、賃料支払い資料などを確認します。

移転の理由や、事業継続に問題がないことも説明できるようにしておきましょう。

自宅事務所・シェアオフィスに変更した場合

事務所を自宅やシェアオフィスに変更した場合は、事業所としての独立性・継続性を説明できるかが問題になります。

居住スペースと事業スペースが分かれているか、事業用利用が認められているか、看板や設備があるか、取引先対応ができるかを確認します。

自宅事務所については、経営管理ビザで自宅事務所は認められるかで整理しています。

店舗型事業の場合

飲食店、小売店、美容系店舗、宿泊業などでは、店舗の営業実態が重要です。

営業許可証、店舗写真、メニュー、売上資料、予約資料、広告資料、スタッフの勤務状況、仕入れ資料などを整理します。

店舗を開業したものの営業実態がほとんどない場合や、許認可が維持されていない場合は注意が必要です。

常勤職員・社会保険関係の更新時チェック

経営・管理ビザでは、常勤職員の雇用が重要な基準になっています。

更新時には、常勤職員を雇用しているか、雇用実態があるか、給与や社会保険が適切かを確認します。

常勤職員の書類

常勤職員については、主に次のような資料を整理します。

• 雇用契約書
• 労働条件通知書
• 給与台帳
• 出勤簿・タイムカード
• 社会保険関係資料
• 雇用保険関係資料
• 業務内容説明資料
• 住民票または在留資格が分かる資料

常勤職員として対象になる人かどうかも確認が必要です。

日本人、特別永住者、永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者などは対象になり得ますが、技術・人文知識・国際業務や特定技能などの在留資格の外国人は、常勤職員要件の対象として扱えない点に注意が必要です。

形式的な雇用は避ける

常勤職員の雇用は、形式だけでは不十分です。

雇用契約書だけ作成しているが、実際の勤務実態がない、給与が支払われていない、勤務時間が常勤といえない、社会保険に加入していないという場合は注意が必要です。

更新では、実際に雇用していることを資料で説明できるようにしておきましょう。

制度改正後の更新で必要になる確認

経営・管理ビザでは、2025年10月16日施行の改正により、基準が厳格化されています。

改正後は、資本金等3,000万円以上、1人以上の常勤職員の雇用などが重要な確認ポイントになっています。

すでに経営・管理ビザで在留している方については経過措置がありますが、更新申請で何も確認されないわけではありません。

経過措置があっても準備は必要

改正後の基準をすぐに満たしていない既存の在留者について、施行後3年が経過するまでの間は、新基準を満たさないことだけで更新が不許可になるわけではありません。

しかし、これは「何も対応しなくてよい」という意味ではありません。

経営状況、改正後基準への適合見込み、資金計画、常勤職員の雇用計画、事業の継続性、納税状況などを総合的に確認されます。

更新時には、今後どのように新基準へ対応していくのかを説明できるようにしておきましょう。

資本金等3,000万円以上への対応資料

資本金等3,000万円以上に対応するため、次のような資料を整理することがあります。

• 現在の資本金額が分かる登記事項証明書
• 増資予定がある場合の資金計画
• 出資者・出資予定者に関する資料
• 資金の出所を示す資料
• 事業資金としての使用計画
• 今後の売上・利益計画

資本金等については、経営管理ビザの資本金要件で整理しています。

常勤職員1人以上への対応資料

常勤職員をまだ雇用できていない場合は、今後の雇用計画を整理することが重要です。

求人票、採用予定職種、給与水準、人件費の資金計画、採用時期、採用候補者とのやり取りなどを整理しましょう。

既に常勤職員を雇用している場合は、実際の勤務状況と給与支払いを資料で示せるようにしておきます。

更新で追加資料を求められやすいケース

経営・管理ビザの更新では、申請後に追加資料を求められることがあります。

追加資料を求められると、資料の準備・提出・再確認に時間がかかり、結果が出るまで長引くことがあります。

特に、次のようなケースでは注意が必要です。

売上や利益が少ない

売上が少ない、利益が出ていない、赤字が続いている場合は、事業の継続性について追加説明を求められることがあります。

赤字の理由、今後の改善見込み、取引先、売上予定、資金繰り、追加投資、経費削減策を整理しましょう。

単に「今後頑張ります」ではなく、具体的な根拠を示すことが重要です。

事業所の実態が分かりにくい

事業所を移転している、事務所が自宅になっている、シェアオフィスに変更している、店舗営業の実態が分かりにくい場合は、事業所資料を求められることがあります。

契約書、写真、設備、看板、使用承諾、賃料支払い、営業状況を説明できるようにしましょう。

本人の経営活動が不明確

本人が経営者として活動しているか分かりにくい場合も、追加資料につながることがあります。

日本での滞在日数が少ない、別の人が実質的に経営している、本人が現場作業中心に見える場合は注意が必要です。

本人がどのような経営判断や管理業務を行っているのか、具体的に説明できる資料を用意しましょう。

税金・社会保険・届出に不備がある

税金の未納、社会保険の未加入、源泉所得税の処理漏れ、住所変更や会社変更の届出漏れがある場合は、更新で問題になることがあります。

更新前に、税理士・社労士とも連携し、税務・社会保険・労務関係を整理しておきましょう。

追加資料への対応については、ビザ申請で追加資料を求められた場合の対応も確認しておきましょう。

更新前に整理しておきたいチェックリスト

経営・管理ビザの更新では、在留期限が近づいてから慌てると、必要書類が間に合わないことがあります。

更新前には、次の項目を確認しておきましょう。

会社・事業のチェック

• 事業が継続しているか
• 売上・取引・仕入れの資料があるか
• 決算書・申告書が整っているか
• 税金の未納がないか
• 社会保険・労働保険の手続きに問題がないか
• 事業所を継続して使用しているか
• 許認可が維持されているか
• 常勤職員の雇用実態を説明できるか
• 改正後基準への対応方針を説明できるか

本人の在留状況のチェック

• 在留期限を確認しているか
• 住所変更などの届出漏れがないか
• 本人が日本で経営・管理活動を行っているか
• 納税証明書・課税証明書を取得できるか
• 会社から役員報酬が支払われているか
• 日本での滞在状況に問題がないか
• 前回申請内容と現在の事業内容に大きな違いがないか

更新準備は、在留期限の概ね3か月前から始めるのが安全です。

在留期間については、経営管理ビザの在留期間で整理しています。

行政書士に相談したほうがよいケース

経営・管理ビザの更新は、会社の状況によって必要書類や説明すべき内容が大きく変わります。

特に、赤字、売上不足、事務所変更、常勤職員未雇用、改正後基準への未対応がある場合は、更新前に方針を整理することが重要です。

次のようなケースでは、行政書士に相談したほうが安全です。

• 経営・管理ビザ更新の必要書類が分からない
• 決算書や納税証明書の内容に不安がある
• 赤字決算で更新できるか不安
• 売上が少なく、事業継続性の説明に迷っている
• 事務所を移転・変更した
• 自宅事務所やシェアオフィスに変更した
• 常勤職員をまだ雇用できていない
• 資本金等3,000万円以上に対応できていない
• 制度改正後の経過措置で更新できるか不安
• 何度更新しても1年の在留期間のまま
• 3年・5年の在留期間を目指したい
• 追加資料を求められた
• 更新不許可後の再申請を検討したい

経営・管理ビザの更新では、単に書類をそろえるだけでなく、現在の事業状況をどのように説明するかが重要です。

不安がある場合は、在留期限が近づく前に、決算・納税・事業実績・改正後基準への対応方針を確認しておきましょう。

経営・管理ビザ更新書類に関するよくある質問

経営・管理ビザの更新ではどのような書類が必要ですか？

申請書、写真、パスポート、在留カード、住民税の課税証明書・納税証明書のほか、会社の決算書、納税関係資料、事業所資料、事業実績資料、常勤職員・社会保険関係資料などを整理することがあります。会社の状況により必要書類は変わります。

赤字でも経営・管理ビザを更新できますか？

赤字だけで直ちに不許可になるとは限りません。ただし、赤字の理由、今後の改善見込み、資金繰り、取引先、売上予定、追加投資などを説明できる資料が必要になります。

売上が少ない場合でも更新できますか？

売上が少ない場合でも、開業直後の事情や事業活動の実態、今後の売上見込みを説明できる場合があります。ただし、事業活動がほとんど確認できない場合は注意が必要です。

更新時に事業計画書は必要ですか？

必ず毎回必要とは限りませんが、赤字、売上不足、新規事業、事業内容変更、改正後基準への対応方針を説明する場合は、更新用の事業計画書や改善計画書を作成したほうがよいケースがあります。

事務所を移転した場合、更新で何が必要ですか？

新しい事業所の賃貸借契約書、使用目的、契約名義、写真、設備、看板、賃料支払い資料などを整理します。移転理由や事業継続に問題がないことも説明できるようにしておきましょう。

資本金等3,000万円を満たしていないと更新できませんか？

既存の在留者については経過措置があります。施行後3年が経過するまでの間は、新基準を満たさないことのみで更新が不許可になるわけではありません。ただし、経営状況や今後の適合見込み、資金計画、雇用計画などは確認されます。

常勤職員を雇用していない場合、更新は難しいですか？

改正後の基準では、1人以上の常勤職員の雇用が重要です。既存の在留者については経過措置がありますが、今後どのように常勤職員を雇用するのか、資金計画や採用計画を説明できるようにしておく必要があります。

経営・管理ビザの更新書類はいつから準備すべきですか？

在留期限の概ね3か月前から準備するのが安全です。決算、納税、事業実績、事業所、雇用、社会保険、改正後基準への対応方針など、確認すべき資料が多いため、直前の準備では間に合わないことがあります。

まとめ：経営・管理ビザの更新書類は、事業実績と改正後基準への対応が重要

経営・管理ビザの更新では、初回申請時のような事業計画だけでなく、前回許可以降の事業実績が重要になります。

決算書、納税証明書、事業所資料、売上資料、取引資料、常勤職員・社会保険関係資料を整理し、実際に経営・管理活動を行っていることを説明できるようにしましょう。

確認すべきポイントは、次のとおりです。

• 更新では申請書・写真・パスポート・在留カードだけでなく事業資料が重要
• 決算書・納税証明書で事業の継続性と納税状況を確認される
• 赤字の場合は理由と改善見込みを説明する
• 売上が少ない場合でも事業活動の実態資料を整理する
• 事業所を継続して使用しているか、移転している場合は新資料を準備する
• 常勤職員の雇用実態、給与、社会保険を説明できるようにする
• 資本金等3,000万円以上・常勤職員1人以上への対応方針を整理する
• 経過措置があっても、今後の適合見込みを説明できるようにする
• 本人が経営・管理活動を行っていることを示す資料を残す
• 追加資料を避けるため、弱い点は申請前に補強する

経営・管理ビザの更新は、在留期限直前に慌てて書類を集めるよりも、日頃から事業資料を残しておくことが大切です。

赤字や売上不足、改正後基準への未対応がある場合は、早めに更新方針を整理しておきましょう。

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