特定技能ビザの申請の流れ｜必要書類と手続きのステップを解説

特定技能外国人を受け入れる場合、「どの順番で手続きを進めればよいのか」「会社側で何を準備すべきか」「支援計画や登録支援機関はいつ決めるのか」と悩むことがあります。

また、外国人本人からも、「海外から特定技能で日本に行くにはどうするのか」「技能実習や留学から特定技能へ変更できるのか」「試験に合格したらすぐ働けるのか」という相談があります。

結論からいうと、特定技能ビザの申請は、外国人本人の要件だけでなく、受入れ機関側の準備が非常に重要です。

特定技能は、対象分野で働く外国人を受け入れるための在留資格ですが、単に人手不足だから採用できるというものではありません。

外国人本人の技能水準・日本語能力、受入れ機関の基準、雇用契約、支援計画、分野別の上乗せ基準、協議会加入、届出体制などを確認する必要があります。

この記事では、特定技能ビザ申請の全体の流れ、海外から呼び寄せる場合、日本国内で変更する場合、更新する場合、会社側が準備すべきこと、支援計画・登録支援機関・協議会の注意点、許可後の届出まで整理します。

特定技能ビザ申請の全体像

特定技能ビザの申請は、外国人本人が現在どこにいるか、現在どの在留資格を持っているかによって流れが変わります。

主な申請パターンは、次の3つです。

• 海外にいる外国人を特定技能で日本へ呼び寄せる場合
• 日本にいる外国人が特定技能へ在留資格を変更する場合
• すでに特定技能で在留している外国人が在留期間を更新する場合

また、特定技能1号では、外国人本人に対する支援計画が必要になるため、受入れ機関が自社で支援するのか、登録支援機関に委託するのかも早めに決める必要があります。

特定技能の制度全体については、特定技能ビザ申請サポートで整理しています。

特定技能は本人要件と会社側要件の両方が重要

特定技能では、外国人本人が技能試験や日本語試験などの要件を満たしているかだけでなく、受入れ機関側が適正に受け入れられる状態かも確認されます。

受入れ機関側では、雇用契約、報酬額、労働条件、社会保険、税金、過去の法令違反、支援体制、分野別基準などが問題になります。

そのため、特定技能の申請は、本人だけで完結する手続きではありません。

会社側が書類準備や支援体制の整備に協力しないと、申請を進めることが難しくなります。

申請前に分野を確認する

特定技能では、対象となる産業分野が決まっています。

受け入れたい業務が特定技能の対象分野に含まれているか、分野内のどの業務区分に当たるかを確認する必要があります。

同じ会社でも、担当させる業務内容によって、特定技能で受け入れられる場合と受け入れにくい場合があります。

特定技能の対象分野については、特定技能の対象分野で整理しています。

特定技能ビザ申請前に確認すべきこと

特定技能ビザの申請では、書類を集める前に、受入れが可能な状態かを確認することが重要です。

申請前の確認が不十分なまま進めると、必要書類を集めても追加資料や不許可につながることがあります。

外国人本人の要件を確認する

外国人本人については、主に次の点を確認します。

• 対象分野の技能水準を満たしているか
• 日本語能力の要件を満たしているか
• 技能実習2号を良好に修了しているか
• 現在の在留資格・在留期限に問題がないか
• 過去の在留状況に問題がないか
• 税金・社会保険・届出などに問題がないか
• 特定技能1号の通算在留期間に注意が必要か

試験合格で申請する場合と、技能実習から移行する場合では、確認すべき資料が変わります。

技能試験・日本語試験については、特定技能の日本語試験・技能試験で整理しています。

受入れ機関の要件を確認する

特定技能では、受入れ機関側の要件も重要です。

会社側では、主に次の点を確認します。

• 特定技能外国人と適切な雇用契約を結ぶこと
• 報酬額が日本人と同等以上であること
• 労働関係法令・社会保険・税務に問題がないこと
• 過去に出入国・労働関係で重大な問題がないこと
• 特定技能1号外国人を支援する体制があること
• 分野別の協議会や上乗せ基準に対応できること
• 定期届出・随時届出に対応できること

特定技能では、採用後も届出や支援が続きます。

申請時だけでなく、受入れ後の管理体制まで考えて準備する必要があります。

雇用契約と労働条件を確認する

特定技能外国人との雇用契約では、報酬、勤務時間、休日、業務内容、勤務地、雇用期間などを明確にする必要があります。

特定技能では、日本人が同じ業務に従事する場合と同等以上の報酬であることが重要です。

また、業務内容が対象分野の業務に合っているか、分野別運用に反していないかも確認します。

特定技能の給与については、特定技能の給与・報酬額の注意点で整理しています。

支援計画を自社で行うか登録支援機関に委託するか決める

特定技能1号では、外国人が日本で安定して生活・就労できるように支援計画を作成し、実施する必要があります。

受入れ機関が自社で支援を行う場合は、支援責任者・支援担当者、外国人が理解できる言語での対応、相談体制、記録管理などを整える必要があります。

自社で支援体制を整えることが難しい場合は、登録支援機関へ支援の全部または一部を委託することを検討します。

登録支援機関に委託する場合でも、受入れ機関の責任が完全になくなるわけではありません。

海外から特定技能外国人を呼び寄せる場合の流れ

海外にいる外国人を特定技能で日本へ呼び寄せる場合は、在留資格認定証明書交付申請を行うのが一般的です。

日本側で認定証明書の交付を受け、その後、外国人本人が海外の日本大使館・領事館などで査証申請を行い、日本へ入国する流れになります。

1. 対象分野・業務区分を確認する

まず、受け入れたい業務が特定技能の対象分野に含まれているかを確認します。

分野によって、技能試験、業務区分、受入れ機関の基準、協議会、上乗せ基準が異なります。

外食業、飲食料品製造業、介護、建設、宿泊、農業、自動車整備など、分野ごとの運用を確認しましょう。

2. 外国人本人の試験・経歴を確認する

海外から呼び寄せる場合、外国人本人が対象分野の技能水準と日本語能力を満たしているかを確認します。

試験合格で申請する場合は、技能試験と日本語試験の合格証明を確認します。

技能実習を良好に修了した方を受け入れる場合は、技能実習の職種・作業と特定技能の分野との関係を確認します。

本人のパスポート、履歴、試験合格証明、技能実習関係資料などを整理しましょう。

3. 雇用契約を結び、労働条件を整理する

受入れ機関と外国人本人との間で、特定技能雇用契約を結びます。

契約では、業務内容、報酬、勤務時間、休日、勤務地、雇用期間、社会保険、住居支援などを明確にします。

報酬が日本人と同等以上であるか、業務内容が対象分野に合っているか、労働関係法令に適合しているかを確認します。

4. 1号特定技能外国人支援計画を作成する

特定技能1号で受け入れる場合、支援計画を作成します。

支援計画では、事前ガイダンス、出入国時の送迎、住居確保、生活オリエンテーション、公的手続きへの同行、日本語学習機会の提供、相談対応、交流促進、転職支援などを整理します。

支援を自社で行う場合は、実施体制があるかを確認します。

登録支援機関に委託する場合は、委託契約や支援内容を確認します。

5. 受入れ機関・分野別書類を準備する

特定技能では、外国人本人の書類だけでなく、受入れ機関に関する書類、支援計画に関する書類、分野別書類が必要になります。

主な書類として、次のようなものがあります。

• 在留資格認定証明書交付申請書
• 特定技能雇用契約に関する書類
• 雇用条件書
• 1号特定技能外国人支援計画書
• 受入れ機関の概要資料
• 登記事項証明書
• 決算書類
• 納税・社会保険関係資料
• 技能試験・日本語試験の合格証明
• 分野別の誓約書・協議会関係資料

分野ごとに求められる書類は異なるため、最新の提出書類一覧表と分野別運用を確認する必要があります。

特定技能の必要書類については、ビザ申請の必要書類チェックリストも確認しておきましょう。

6. 在留資格認定証明書交付申請を行う

必要書類が整ったら、日本側で在留資格認定証明書交付申請を行います。

申請後、入管で審査が行われます。

書類に不足がある場合、支援体制が分かりにくい場合、分野別要件に不明点がある場合などは、追加資料を求められることがあります。

7. 認定証明書交付後、海外で査証申請を行う

在留資格認定証明書が交付された後は、外国人本人が海外の日本大使館・領事館などで査証申請を行います。

認定証明書が出た時点で、すぐに日本で働けるわけではありません。

査証申請、日本への渡航、入国後の住居地届出、受入れ機関での就労開始まで含めてスケジュールを組みます。

日本国内で特定技能へ変更する場合の流れ

日本にいる外国人が特定技能へ変更する場合は、在留資格変更許可申請を行います。

技能実習から特定技能へ移行する場合、留学から特定技能へ変更する場合、特定活動から特定技能へ変更する場合などが考えられます。

1. 現在の在留資格と在留期限を確認する

まず、外国人本人の現在の在留資格と在留期限を確認します。

技能実習から移行する場合は、技能実習の修了状況、職種・作業、受入れ先との関係を確認します。

留学から変更する場合は、在学状況、卒業予定、アルバイト状況、試験合格状況などを確認します。

在留期限が近い場合は、申請時期を急ぐ必要があります。

2. 特定技能への変更要件を確認する

日本国内で変更する場合も、外国人本人が特定技能の要件を満たしている必要があります。

試験合格で変更するのか、技能実習2号を良好に修了して変更するのかによって、必要書類が変わります。

また、現在の在留状況に問題がある場合は、変更申請で不利になる可能性があります。

3. 受入れ機関と雇用契約を結ぶ

受入れ機関と外国人本人との間で、特定技能雇用契約を結びます。

業務内容、報酬、勤務時間、勤務地、休日、雇用期間が、特定技能の制度に合っているか確認します。

特定技能の報酬は、日本人が同じ業務に従事する場合と同等以上であることが重要です。

4. 支援計画と分野別書類を準備する

特定技能1号の場合、支援計画を作成します。

日本国内にいる外国人を受け入れる場合でも、支援計画は必要です。

支援を自社で行うのか、登録支援機関に委託するのかを決め、支援体制を資料で説明できるようにします。

分野によっては、協議会加入、誓約書、分野別資料などが必要になります。

5. 在留資格変更許可申請を行う

必要書類が整ったら、在留資格変更許可申請を行います。

変更許可が出る前に、特定技能としての就労を開始できるわけではありません。

現在の在留資格で認められていない活動を始めてしまうと、資格外活動や不法就労の問題が生じる可能性があります。

特定技能の審査期間については、特定技能ビザの審査期間で整理しています。

6. 許可後に特定技能として就労を開始する

在留資格変更が許可された後、新しい在留カードを受け取り、特定技能として就労を開始します。

受入れ機関は、支援計画に基づく支援を実施し、定期届出・随時届出に対応できるように管理体制を整えます。

許可後も、雇用条件や勤務実態が申請内容とずれないように注意が必要です。

特定技能を更新する場合の流れ

すでに特定技能で在留している外国人が、引き続き同じ受入れ機関で働く場合は、在留期間更新許可申請を行います。

更新申請では、前回許可以降の勤務状況、報酬、支援実施状況、届出状況、受入れ機関の適正性などが確認されます。

在留期限を早めに確認する

特定技能の在留期限は、在留カードで確認できます。

在留期限直前になってから準備を始めると、必要書類や届出状況の確認が間に合わないことがあります。

受入れ機関側でも、外国人本人の在留期限を管理し、更新時期を把握しておく必要があります。

支援実施状況・届出状況を確認する

特定技能1号では、支援計画に基づく支援を実施しているかが重要です。

登録支援機関に委託している場合でも、受入れ機関は支援実施状況を把握しておく必要があります。

また、定期届出や随時届出に漏れがあると、更新申請や受入れ機関の適正性に影響することがあります。

通算在留期間に注意する

特定技能1号には、通算在留期間の考え方があります。

更新を繰り返す場合でも、通算在留期間を超えて在留できるわけではありません。

特定技能2号への移行が可能な分野・業務であるか、1号の期間満了後にどうするかを早めに確認しておきましょう。

特定技能1号と2号の違いについては、特定技能1号と2号の違いで整理しています。

特定技能1号の支援計画と登録支援機関

特定技能1号では、外国人が日本で安定して生活・就労できるように支援計画を作成し、実施する必要があります。

支援計画は、単なる形式書類ではありません。

実際に支援を実施できる体制があるか、外国人本人が理解できる言語で説明できるか、相談対応や記録管理ができるかが重要です。

支援計画で整理する主な内容

特定技能1号の支援計画では、主に次のような支援内容を整理します。

• 事前ガイダンス
• 出入国時の送迎
• 住居確保・生活に必要な契約支援
• 生活オリエンテーション
• 公的手続きへの同行
• 日本語学習機会の提供
• 相談・苦情対応
• 日本人との交流促進
• 会社都合で雇用契約を終了する場合の転職支援
• 定期的な面談

これらの支援を実際に行える体制があるかを確認しましょう。

自社支援と登録支援機関への委託

受入れ機関が自社で支援を行う場合は、支援責任者・支援担当者、相談体制、外国語対応、支援記録の管理などを整える必要があります。

自社で支援体制を整えることが難しい場合は、登録支援機関への委託を検討します。

登録支援機関へ委託する場合は、委託範囲、費用、対応言語、支援実績、連絡体制を確認しておきましょう。

登録支援機関に委託していても、受入れ機関側の雇用管理や届出義務がなくなるわけではありません。

協議会・分野別基準で注意すべきこと

特定技能では、分野ごとに協議会や上乗せ基準が設けられていることがあります。

受入れ機関は、対象分野の運用に従って、協議会加入や分野別書類の提出に対応する必要があります。

分野によっては、受入れ前または受入れ後の一定期間内に協議会へ加入する必要がある場合があります。

分野ごとに必要書類が違う

特定技能では、共通書類に加えて、分野別の書類が必要になります。

たとえば、外食業、建設、介護、宿泊、農業、飲食料品製造業など、それぞれの分野で提出書類や確認事項が異なります。

共通書類だけを準備しても、分野別書類が不足していれば申請は進みにくくなります。

申請前に、受け入れる分野の最新の提出書類一覧表と分野別運用を確認しましょう。

受入れ上限・一時停止などの最新情報に注意

特定技能では、分野によって受入れ見込数や運用上の制限が問題になることがあります。

特に、申請時点で特定の分野に一時的な取扱い変更がある場合、通常どおり申請しても審査に影響する可能性があります。

そのため、特定技能では、申請直前に公式情報を確認することが重要です。

古い情報をもとに申請時期や採用計画を決めると、予定どおりに受入れできないことがあります。

申請中に追加資料を求められた場合

特定技能の申請では、申請後に入管から追加資料を求められることがあります。

追加資料が求められた場合は、単に資料を追加するだけでなく、入管が何を確認したいのかを読み取ることが重要です。

追加資料が来やすいケース

特定技能で追加資料が求められやすいのは、次のようなケースです。

• 本人の技能・日本語要件の確認が不十分
• 技能実習からの移行関係が分かりにくい
• 雇用契約や報酬額に確認が必要
• 受入れ機関の社会保険・税務関係資料が不足している
• 支援計画の実施体制が分かりにくい
• 登録支援機関との委託関係が不明確
• 分野別書類や協議会関係資料が不足している
• 過去の届出状況や受入れ実績に確認事項がある

追加資料への対応については、ビザ申請で追加資料を求められた場合の対応で整理しています。

期限内に正確に対応する

追加資料には提出期限が設定されることがあります。

期限を過ぎると審査に悪影響が出る可能性があるため、早めに資料を集める必要があります。

特定技能では、会社側、登録支援機関、外国人本人、前職の機関、監理団体など、複数の関係者から資料を集めることがあります。

追加資料が来てから慌てないよう、申請前に弱い点を整理しておくことが重要です。

許可後に必要な手続き・届出

特定技能ビザは、許可されたら終わりではありません。

受入れ後も、支援計画の実施、雇用管理、定期届出、随時届出などが続きます。

在留カード・在留期限を確認する

許可後は、在留カードの在留資格、在留期間、在留期限を確認します。

受入れ機関側でも、外国人本人の在留期限を管理し、更新時期を把握しておく必要があります。

在留期限を本人任せにしていると、更新準備が遅れることがあります。

支援計画を実施し、記録を残す

特定技能1号では、支援計画に基づいた支援を実施し、その記録を残すことが重要です。

定期面談、相談対応、生活支援、日本語学習支援などを行った場合は、実施状況を記録しておきましょう。

登録支援機関に委託している場合でも、支援が実際に行われているかを受入れ機関側でも把握しておく必要があります。

定期届出・随時届出に対応する

特定技能所属機関には、定期届出や随時届出が求められます。

雇用契約の変更、受入れ困難、支援計画の変更、登録支援機関との契約変更、外国人の退職などがあった場合には、届出が必要になることがあります。

届出漏れがあると、更新申請や今後の受入れに影響する可能性があります。

受入れ後の管理体制まで含めて、特定技能の受入れ準備を進めましょう。

転職する場合は在留資格変更許可申請が必要

特定技能外国人が所属機関を変更する場合は、在留資格変更許可申請が必要になります。

単に14日以内の届出だけで新しい会社に移れるわけではありません。

新しい受入れ機関でも、雇用契約、支援計画、分野別書類、受入れ機関の基準を確認する必要があります。

特定技能の転職については、特定技能で転職する場合の注意点で整理しています。

特定技能申請で不許可・長期化しやすいケース

特定技能の申請では、次のようなケースで不許可や審査の長期化につながることがあります。

分野・業務内容が合っていない

受け入れたい業務が特定技能の対象分野や業務区分に合っていない場合、申請は難しくなります。

職種名だけで判断するのではなく、実際の業務内容が分野別運用に合っているかを確認しましょう。

支援体制が不十分

特定技能1号では、支援計画を実施できる体制が重要です。

相談対応ができない、外国人が理解できる言語で対応できない、支援責任者や支援担当者が不明確、登録支援機関との契約内容が不十分という場合は注意が必要です。

受入れ機関の法令遵守に問題がある

労働関係法令、社会保険、税務、過去の不適正な受入れなどに問題がある場合、受入れ機関としての適正性に疑問を持たれることがあります。

特定技能では、受入れ機関側の適正性が非常に重要です。

申請前に、社会保険、労働保険、税金、賃金支払い、労働条件通知書などを確認しましょう。

提出書類が古い・分野別書類が不足している

特定技能では、提出書類や参考様式が更新されることがあります。

古い様式や過去のチェックリストを使っていると、書類不備になる可能性があります。

また、共通書類だけでなく、分野別書類が不足している場合も追加資料につながります。

申請直前に、最新の公式資料で書類を確認することが重要です。

行政書士に相談したほうがよいケース

特定技能ビザは、本人の要件、受入れ機関の基準、支援計画、分野別運用、協議会、届出など、多くの確認事項があります。

特に、初めて特定技能外国人を受け入れる会社や、複数名を同時に受け入れる会社では、申請前に全体の流れを整理しておくことが重要です。

次のようなケースでは、行政書士に相談したほうが安全です。

• 特定技能ビザの申請の流れが分からない
• 初めて特定技能外国人を受け入れる
• 海外から特定技能外国人を呼び寄せたい
• 技能実習から特定技能へ移行したい
• 留学生や特定活動から特定技能へ変更したい
• 支援計画を自社で作れるか不安
• 登録支援機関に委託すべきか迷っている
• 協議会や分野別書類の確認が不安
• 複数名を同時に申請したい
• 追加資料を求められた場合に対応できるか不安
• 許可後の定期届出・随時届出まで管理したい
• 分野別の最新運用に合っているか確認したい

特定技能は、申請して許可を受けることだけでなく、受入れ後の支援・届出・雇用管理まで続く在留資格です。

申請前に制度全体を把握し、会社側の体制を整えてから進めることが重要です。

特定技能ビザ申請の流れに関するよくある質問

特定技能ビザの申請はどのような流れで進みますか？

まず対象分野・本人要件・受入れ機関の要件を確認します。その後、雇用契約、支援計画、会社側資料、分野別書類を準備し、海外から呼び寄せる場合は在留資格認定証明書交付申請、日本国内で変更する場合は在留資格変更許可申請を行います。

特定技能は試験に合格すれば必ず許可されますか？

試験合格だけで必ず許可されるわけではありません。本人の在留状況、受入れ機関の適正性、雇用契約、支援計画、分野別基準、必要書類なども確認されます。

特定技能1号では支援計画が必ず必要ですか？

特定技能1号では、原則として1号特定技能外国人支援計画の作成・実施が必要です。自社で支援するか、登録支援機関に委託するかを含めて、申請前に体制を整える必要があります。

登録支援機関に委託すれば会社側は何もしなくてよいですか？

登録支援機関に支援を委託しても、受入れ機関側の責任がなくなるわけではありません。雇用契約、労働条件、届出、勤務実態、支援実施状況の把握などは会社側でも管理する必要があります。

技能実習から特定技能へ変更できますか？

変更できる可能性があります。ただし、技能実習を良好に修了しているか、技能実習の職種・作業と特定技能の分野が対応しているか、受入れ機関側の要件を満たしているかを確認する必要があります。

特定技能外国人が転職する場合は届出だけでよいですか？

特定技能外国人が所属機関を変更する場合は、在留資格変更許可申請が必要です。届出だけで新しい会社に移れるわけではありません。新しい受入れ機関でも、雇用契約、支援計画、分野別書類を確認する必要があります。

協議会への加入は必要ですか？

分野によって協議会への加入が必要になる場合があります。加入時期や必要書類は分野ごとに異なるため、受け入れる分野の最新運用を確認する必要があります。

特定技能の許可後に会社側がすることはありますか？

あります。支援計画の実施、支援記録の管理、定期届出、随時届出、在留期限管理、雇用条件の管理などが必要です。特定技能は許可後の管理も重要です。

まとめ：特定技能の申請は、受入れ前の準備と許可後の管理まで含めて考える

特定技能ビザの申請は、外国人本人の試験や経歴だけでなく、受入れ機関側の体制が重要です。

確認すべきポイントは、次のとおりです。

• 受け入れる業務が特定技能の対象分野・業務区分に合っているか
• 外国人本人が技能・日本語要件を満たしているか
• 技能実習から移行する場合、良好修了や分野対応を確認しているか
• 受入れ機関が適切な雇用契約を結べるか
• 報酬が日本人と同等以上になっているか
• 特定技能1号の支援計画を実施できるか
• 登録支援機関へ委託する場合、委託内容を確認しているか
• 協議会・分野別書類・上乗せ基準を確認しているか
• 許可後の定期届出・随時届出に対応できるか
• 最新の提出書類・運用要領を確認しているか

特定技能は、申請して終わりではなく、受入れ後の支援・届出・雇用管理まで続く制度です。

外国人を採用する会社側では、採用前に対象分野、本人要件、支援体制、分野別書類、許可後の管理まで整理しておきましょう。

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特定技能ビザの申請の流れについて、申請の相談、対象分野、審査期間に分けて確認できます。