外国人を初めて採用する企業が必ず押さえるべき手続きと注意点｜実務ガイド
maple40110はじめに｜外国人採用は法律・手続き両面での準備が必須
日本で外国人労働者を採用する場合、単に求人募集をして雇用契約を結べばよい、というものではありません。雇用前後の手続き・コンプライアンス対応を怠ると、企業側が法的責任を負うケースがあります。
特に初めて外国人を雇用する企業にとって、就労ビザの種類・適正な雇用条件・報告義務などは必須事項です。
以下では、企業が外国人採用にあたって押さえておきたい手続き・注意点を実務観点で丁寧に整理します。
1｜採用前に確認すべき在留資格と在留カード
外国人を採用する前に、採用候補者本人が持っている在留資格が就労可能なものかどうかを確認する必要があります。
確認ポイント
- 在留カードの在留資格欄に「就労可能」と明記されているか
- 在留資格が希望する職務内容に合致しているか
- 在留期限が十分に残っているか（更新時期を確認）
たとえば「留学」や「家族滞在」といった資格の場合、就労するには資格変更が必要になる場合があります。
なお、在留カードは入国管理局発行の公的な身分証明書であり、記載事項に誤りがないか入社前に必ず確認してください。
2｜適切な就労ビザの申請・取得プロセス
外国人を海外から招聘（しょうへい）して就労させる場合、企業側が在留資格認定証明書（COE）申請を担当するケースが多いです。
手続きの流れ（概要）
- 仕事内容と候補者の学歴・職歴を照合
- 雇用契約条件を整備（後述）
- 入国管理局に在留資格認定証明書を申請
- COE取得後、海外在住者は在外公館でビザ申請
- 日本入国後に在留カードが交付
このプロセスは時間がかかる場合があるので、採用内定時点でスケジュール調整をしておくことが重要です。
3｜雇用契約書と労働条件通知書の整備
外国人を雇用する際は、労働条件通知書・雇用契約書を作成し、明確に内容を説明する必要があります。
これは日本の労働基準法上の義務であり、外国人であっても例外ではありません。
実務的な注意点
- 仕事内容・勤務時間・給与・休暇などを明確に記載
- 日本語が不得意な候補者には母国語での解説や翻訳文の付与が有効
- 労働契約の内容が就労ビザの申請内容と一致しているか確認
不明確な契約はトラブルの温床になりやすいので、書面化して双方が理解できる形で交付することが実務上重要です。
4｜雇用後の法的届出と報告義務
外国人を雇用した後、企業にはいくつかの届出義務があります。
ハローワークへの届出
外国人を雇用した場合、雇用保険被保険者資格取得届や外国人雇用状況届出書の提出が必要です。
これを怠ると指導・勧告の対象になり、罰金などのリスクが生じる可能性があります。
出入国在留管理庁への通知
入社後14日以内に、外国人雇用に関する届出を入管へ行うことが必要です。
この報告を行わなかったり遅れたりすると、将来の在留資格申請・更新に影響する可能性も指摘されています。
5｜在留資格変更・更新への継続対応
採用後も、従業員の在留資格が変更・更新されるタイミングでは、企業側の対応が求められることがあります。
例
- 配属変更や職務内容の変更で、在留資格要件との整合性が必要
- 更新時期が近づいたら従業員と連携して申請準備
- 社内で期限管理・更新スケジュール表を整備
これらの対応を企業内で仕組み化することが、コンプライアンスリスクを下げる実務ポイントです。
6｜違法就労・不法就労助長のリスクと回避策
労働者本人に就労資格がない状態で働かせたり、在留資格の範囲外で働かせることは、日本の入管法で厳しく禁止されています。
企業がこうした状態を放置した場合、不法就労助長罪（刑事罰や罰金の対象）となる可能性があります。
回避のための実務チェック
- 在留資格の有効期限・範囲を定期的に確認
- 職務内容や勤務形態に変更があったら資格要件を検証
- 人材会社・エージェントを利用する場合も、適法性を必ず確認
7｜採用前・採用後の社内体制整備
実務面で忘れがちなのが、社内体制の準備です。
- 外国人採用の社内プロセスを明文化
- 人事・総務で在留資格と就労条件チェックの担当を決定
- 在留期限のリスト管理・更新アラートを設定
こうした仕組みがあるだけで、採用後の運用負担やリスクが大きく軽減します。
まとめ｜初めての外国人採用は法律遵守と社内整備が鍵
外国人を初めて雇用する際、企業が押さえるべき点は多岐にわたります。
在留資格の確認・就労ビザ申請・雇用契約・届出義務・更新対応・リスク管理まで、一連の流れを理解し、社内体制として整えることが実務上最も重要です。
制度は変わることもあるため、最新情報は入管庁や労働局の公式サイトで確認し、必要に応じて専門家の助言も検討してください。
